OKR, mide lo que importa.

El método que utilizan Google y la fundación Bill Gates para cambiar el mundo.

De dónde viene?

OKR de sus siglas en Ingles “Objetives and Key Results”, tiene sus origines en Intel de la mano de su ex CEO, Andrew Grove, pero quien ha sido realmente su principal difusor es John Doerr, quien trabajó primero en Intel donde aprendió la metodología, para después irse a Google, donde la copió y difundió aun más, Google no ha hecho una difusión activa del método, sino más bien, los trabajadores de Google que se han ido a otras empresas se han llevado consigo la metodología y la han ido implantando en otras empresas demostrando su eficacia.

Tanto es así, que esta metodología fue la que permitió que Google pasara a finales de los 90s de 40 empleados a los más de 60 mil de las mejores mentes.

Esto, además, confirma que la metodología OKR vale tanto para pymes como para grandes empresas.

Fue el propio John Doerr quien en su libro “Mide lo que importa” define la metodología y le otorga el carácter como tal.

Qué es OKR y en qué se diferencia de las demás metodologías ágiles?

OKR como su propia definición indica hace referencia a un sistema basado en Objetivos que se consiguen a través de unos resultados claves.

La principal diferencia con otras metodologías ágiles como Scrum, el cuadro de mandos integral o sistemas Smart, es que en estos sistemas, es fácil su entendimiento, pero resultan complejos de aplicar, según vamos profundizando en ellos,

Un ejemplo para entender esto es compararlo con una maratón, correr una maratón es algo sencillo, simplemente corres hasta la meta, pero no es nada fácil hacerlo, debes entrenar y cuidarte mucho para conseguirlo.

Por su lado, OKR es una metodología sencilla en el entendimiento y aplicación, de esta sencillez viene su efectividad, ya que está dirigido a conseguir unos objetivos de productividad fundamentada en la transparencia, la prioridad y las personas. Además, otro de los aspectos que diferencia OKR de otras metodologías ágiles es que en OKR nos explica cómo conseguir los objetivos, a diferencia del resto, en OKR nos explican como andar el camino.

En qué consiste esta metodología?

A grandes rasgos, esta metodología consta en primer lugar de unos Objetivos, pero no son objetivos como todos conocemos, los objetivos habituales en OKR se llaman Metas, los Objetivos en OKR es “qué queremos conseguir”, hacen referencia a una dirección, se centran en el camino y no en el fin.

Si tú te marcas el objetivo de escribir un libro, seguramente te canses y no lo hagas nunca, sin embargo, si te marcas el objetivo de escribir una página al día, o un párrafo, en un tiempo consiguiendo el objetivo, habrás llegado a la meta.

Los Objetivos, tienen que ser tangibles, alcanzables y concretos.

Por ejemplo: tenemos una organización que tiene como Objetivo mejorar la eficiencia, en este caso eso sería la meta, queremos mejorar la eficiencia y para ello queremos disminuir las pérdidas de productos de un 30% a un 15%, este sería el Objetivo del OKR. En Google dicen que, si los objetivos no tienen un número, no son lo suficientemente concretos.

Además, los objetivos deben ser transcendentes y ambiciosos que nos inspiren y nos lleven a la acción, es algo transversal en OKR el carácter, ya que no olvidemos que es un sistema enfocado a la mejora, y si no estas motivado no vas a mejorar, pero debe ser ambicioso en cuanto a que nos va a pedir un esfuerzo extra, hay que decir que los objetivos no están relacionados con incentivos económicos, por lo que los objetivos deben ser lo suficientemente motivacionales e inspiradores como para que la gente los quiera hacer por mutuo propio, esto está vinculado a que los objetivos deben ser Botton up, es decir, promovidos por los propios empleados, son ellos los mismo, los que definen sus objetivos y se sabe que si alguien define lo que va a hacer está más motivado ha realizarlo que si nos lo imponen y tenemos que hacer algo que otro quiere.

Además, los objetivos deben ser públicos, todos deben saber los objetivos de todos, esto promueve una transparencia que hace que todos se sientan integrados en una organización, este es un carácter de reconocimiento dentro del sistema y hace que queramos esforzarnos en conseguirlo.

Esto es una metodología fractal, los objetivos, no son solo de la organización, sino que debe haber objetivos de equipo y de personas, de hecho, una de las metodologías para impregnar los OKR en la organización es primero aplicarlos al día a día de los empleados y una vez que se hayan familiarizado y hayan experimentado su utilidad, irlos escalando a objetivos más globales, sino se corre el riesgo de que la metodología sea interpretada por parte de los empleados como un trabajo extra. Por el contrario deben percibirla como una ayuda a su día a día, si son más eficientes y productivos, se centran en lo importante, la metodología les ayudará a tener más tiempo y no hacer tantas horas extras, ya que no desperdician tiempo en cosas que no generan valor y no van a ser reconocidas.

La segunda parte de la metodología son los “Key results” o resultados clave, que son parecidos a los KPI de las metodologías ágiles, en este caso los KR son el “cómo vamos a conseguir el objetivo”, cuales van a ser las medidas que vamos a tomar para ello.

Siguiendo con el ejemplo anterior, para conseguir el Objetivo de reducir las pérdidas de producto, vamos a crear un resultado clave que por ejemplo sería reducir el tiempo de recepción un 30% en el primer trimestre, mejorando la conservación. Para ello, por debajo de los KR están las tareas, que es la serie de medidas que vamos a tomar para realizar el KR.

Los KR deben ser específicos, y establecerse en un marco temporal, deben ser agresivos y a su vez realistas, pero sobre todo, deben ser medibles y verificables, los resultados claves se cumplen o no se cumplen, y si no incluye una cifra, no es un resultado clave. No pasa nada si no se cumple, de hecho, es bueno que no se cumpla, si cumplimos el KR quiere decir que o no hemos sido suficientemente ambiciosos y agresivos o que no estamos midiendo bien, en la metodología OKR se llama la regla del 80%. Cumplir un KR al 70% o el 80% es lo mejor, por debajo del 50% estaría mal y al 100% también estaría mal, ya no nos queda margen para l mejora, por lo que debemos ser ambiciosos pero a la vez realista.

“Todos hacemos nuestro mejor trabajo cuando estamos enfocados en los resultados, y no lo hacemos simplemente para estar ocupados” Peter Drucker

Porqué utilizar OKR en mi trabajo, en mi equipo y en mi empresa?

Desde mi punto de vista la razón por la cual implementar esta metodología en las empresas es una razón meramente de productividad y de motivación.

“Hay demasiada gente que trabaja demasiado para conseguir muy poco”. Andy Grove. Ex CEO de Intel.

Si logramos vincular los OKR con la motivación de las personas que ven que obtienen unos resultados del trabajo esto va a hacer que la organización mejore. Pero la cuestión es cómo se materializa esto, pues con visibilidad y definiendo bien los objetivos.

Los planes no son nada; la planificación lo es todo” Dwight Eisenhower.

Con esto, nos dice que es mejor centrarse en cómo vamos a hacer algo que en dónde queremos llegar, la meta. Muchas veces sabemos donde queremos ir, pero no sabemos bien cómo, porque no hemos definido el camino o el recorrido que queremos recorrer para llegar a él.

Finalmente uno de los aspectos fundamentales de los OKR y casi igual de importantes son los CFR (Conversación, Feedback y Reconocimiento) que copia de otras metodologías ágiles, como Scrum, teniendo en cuenta que los OKR no persiguen una motivación económica, es importante que los empleados de la organización se sientan valorados y respaldados por su esfuerzo, y de objetivos que vienen de los propios trabajadores que sean ilusionantes y retadores. Al final, esto debe suponer una ayuda para los trabajadores, y así lo deben percibir, más allá de suponer un esfuerzo extra, la adquisición de esta metodología les va a hacer ser más productivos y con ello van a tener que trabajar menos, echar menos horas extras o si tienes retribuciones variables, podrás conseguir más en menos tiempo porque te ayuda a centrarte en lo importante y te desvincula de lo que no es prioritario.

Los OKR y la productividad

Uno de los aspectos más importantes de los OKR es que se definen de manera cortoplacista, por norma, de manera trimestral. Esto es así por una regla que está más que de sobra comprobada que es que cuando se acerca el plazo de vencimiento nos esforzamos más para conseguirlo, por ejemplo, un estudiante que sabe que tiene un examen dentro de un mes estudiará la semana antes del examen, lo que esta haciendo, es acortar el proceso para ponernos a trabajar lo antes posible en aquello que nos va a permitir llegar al resultado.

Esto es algo parecido a lo que se hace con las integrales en matemáticas, cuando no eres capaz de resolver el área de una figura por su complejidad, lo divides en figuras más sencillas, que sí puedes resolver y después sumas las áreas para resolver el problema final.

Vamos sumando poco a poco pequeñas cantidades de algo hasta que llegamos a construir algo muy grande, esto es fundamental, porque si somas capaces de definir bien cuáles son nuestros objetivos que sean alcanzables, tangibles y que nos supongan un reto para esforzarnos un poco cada día, si cada tres meses nos estamos esforzando para mejorar, al cabo de tres o cuatro años, habremos acumulado una gran cantidad de trimestres y los resultados serán enormes.

El interés compuesto es la fuerza más poderosa del universo” Albert Einstein

Otro aspecto relacionado con la productividad personal, es el hecho de ordenar muy bien las prioridades, de poner los grandes objetivos al principio y después ir desmenuzándolo en objetivos más pequeños. Como en la foto, si primero metes las piedras más grandes, después las medianas y finalmente la arena serás capaz de meterlo todo en el bote, si no lo haces en orden te faltará espacio y no podrás conseguir tu meta.

Finalmente, el último aspecto de los OKR sobre la productividad es el aspecto de esencialismo, esto hace referencia a que los OKR deben ser pocos, no deberíamos ponernos más de tres o cuatro objetivos, en Google se dice que más de dos objetivos es ningún objetivo, porque acabarán interfiriendo unos con otros y no podrás abarcarlos, al final, menos, es más.

Los OKR y la importancia de medir

Los OKR hacen referencia, como otras metodologías ágiles, a que lo que no se puede medir no se puede mejorar, la frase del físico William Thomson Kelvin “Lo que no se define, no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar y lo que no se mejora, se degrada siempre”. Cuando no mejoramos, lo que estamos es perdiendo oportunidades frente a la competencia y en el mercado, hoy por hoy vivimos en un mundo de competencia, donde constantemente tenemos que estar mejorando porque sino mejoramos lo que va a pasar es que vamos a retroceder.

En esta faceta, se basa precisamente el libro de John Doerr, en la importancia de medirse y en la correcta definición de los objetivos que nos vamos a fijar, de ahí que cada objetivo tiene que llevar un número.

OKR como excusa para un cambio conductual dentro de la organización.

Los OKR no son otra cosa que un caballo de troya para introducir en la organización una serie de cambios culturales, estos cambios son los que se están viendo en muchas empresas, donde se basan en la autogestión, en la búsqueda de la plenitud, donde los empleados van más allá de tener un sueldo, sino que hay un componente de autorrealización, y dentro de este componente hay un propósito que debe cumplirse dentro de la organización.

Estoy convencido de que si el establecimiento estructural de los objetivos (OKR) y la comunicación continuada (CFR) se utilizarán de manera general, con rigor e imaginación, presenciaríamos un aumento exponencial de la productividad y la innovación en toda la sociedad

John Doerr

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